Wharehouse Supervisor Full-time Job

Gestion des réceptions et expéditions des items

Superviser toutes les activités de gestion de l'entrepôt (réception, stockage et livraison des produits, reconditionnement des vivres endommagés, inspection des produits et de l'entrepôt, nettoyage et entretien de l'entrepôt, etc.) et s'assurer du rapportage en conséquence, Planifier, coordonner et contrôler les activités de réception, de stockage et d'expédition des vivres conformément aux procédures et pratiques de World Vision et du bailleur (USAID) en la matière, Coordonner lexpédition des vivres et biens non alimentaires efficacement en collaboration avec les coordinations et services utilisateurs Planifier et coordonner avec les services charroi et éventuellement les coordonnateurs et services demandeurs, les opérations/activités de livraison, positionnement, et déchargement aux entrepôts des véhicules chargés des vivres.

Tenue de lentrepôt

Sassurer que les vivres au dépôt sont bien entreposés et comptés Assurer que les vivres sont entreposés dans les structures adéquates répondant aux normes de stockage de World Vision et que l'entretien et la propreté y sont maintenus, Garder propre et ranger lentrepôt en fonction des locations et identifier correctement les items, leur provenance et leur affectation Organiser et superviser les opérations de fumigation et pulvérisation des vivres infestés S'assurer que l'entrepôt est suffisamment équipé de matériels et fournitures nécessaires à son bon fonctionnement, et s'assurer de la maintenance et de l'entretien de ces derniers, S'assurer que les activités de contrôle de qualité et de quantité des vivres sont correctement entreprises et documentées à la réception, pendant le stockage et la sortie des vivres du projet Dispatching des vivres sur base de lautorisation de sortie des vivres (CDA)

Documentation des opérations à lentrepôt

Vérifier la conformité des denrées reçues par rapport aux documents des arrivages et préparer le rapport en conséquence, S'assurer du bon remplissage des borderaux de reception et dexpédition et de la bonne tenue et classement des outils de gestion de l'entrepôt, S'assurer de la mise à jour régulière et de la cohérence des informations contenues dans les différents outils techniques de gestion (fiche de pointage, fiche de stock/lot, registre de stock, Etc.), (Fiches de stock et autres documentations). Informe par écrit au Food Assistance Manager de tous les mouvements de stock avec copie au FAIRO

Rapportage des opérations

Soumets des rapports physiques hebdomadaires et mensuels au Food Assistance Manager du Projet Etablir le rapport périodique (mensuel, trimestriel et annuel) des mouvements des stocks. Rapporte tout dommage et pertes et accidents par écrit immédiatement au Food Assistance Manager;

Inventaires

Organiser et participer aux inventaires physiques mensuels des stocks et s'assurer que les résultats sont bien consignés dans les différents documents de gestion de magasin conformément à la procédure de World Vision,

Taches diverses

Superviser les équipes de manutentionnaires recrutés pour le chargement / déchargement des items S'assurer de l'existence et de la bonne utilisation des outils techniques de gestion des entrepôts et de rapportage des activités des entrepôts conformément aux procédures en vigueur à World Vision, Superviser au quotidien le travail des magasiniers, pointeurs, manutentionnaires et partenaires (transporteurs et transitaires), pour toute sorte de stocks divers.

Sécurité

S'assurer que les dispositions et considérations sécuritaires minimales sont correctement suivies et maintenues dans l'enceinte de l'entrepôt,

Exécuter toutes autres tâches attribuées par le superviseur, requises dans le projet et conformes à ses compétences

Working Relationships:

Contact

Reason for Contact

Frequency of Contact

Logistics Officer/CTS Officer

• Report on any issues related to the warehouse
• Submission of warehouse reports on regular basis and when necessary

District/Field Coordinators and Food Monitors

• Coordination on Food distribution

Trucking/freight forwarding

• Coordination on commodities delivery and trucking

Surveyor

• Coordination on delivery and survey of commodities

Daily, weekly, monthly

Donors

• Coordination on delivery of commodities

Major Challenges:

Challenges Solution

Threat of obtaining unfavorable audit results

• Ensure continuously implement the various food aid activities according to laid down procedures

Threat of loss (theft, misplacement) or damage due to rain, fire, chemical, etc to commodities which have high value attached to them

• Adopt standard operating procedures, as defined in manuals and pre-defined standards.
• Immediately report on loss or damage of commodities, following defined guidelines.

Treat of unavailability of trucks, labor, etc

• All activities must be planned a head.

Budget Responsibility: None

Knowledge and Skills

Experience on similar position at least three years . This position requires a mature candidate, a self-starter, with dedication and ability to work with less or no supervision. Must demonstrate willingness to learn and work with others as a team. Prospective candidate should have a minimum of high school level education with some basic training in storekeeping and proven relevant experience. Candidates with College Diplomas and University Degree will have added advantage. Candidates must also have at least 2 years of experience in a related field preferably in with an NGO working in commodity programming and logistics. They should also be willing to live and work in any part of the country. Good command of oral and written English a must. A mature Christian who shows a desire to serve humanity and to strengthen his/her relationship with the Lord.

Committed to making a positive and lasting difference in the world, and driven by our desire to serve God, World Vision has become a global leader in improving and transforming the lives of children, their families, and their communities.
Even the most vulnerable children deserve a chance at a bright future. As a global Christian relief, development and advocacy organisation we help children, families and communities overcome poverty and injustice, irrespective of religion, race, ethnicity or gender.