Supply chain coordinator Full-time Job

BUT DU POSTE :

Gérer efficacement la fonction de la chaîne d'approvisionnement conformément aux procédures de World Vision afin de soutenir la mise en œuvre en temps opportun des programmes / projets de Vision mondiale qui auront le plus grand impact sur l'amélioration des processus, la simplification, la normalisation et la maîtrise des coûts, garantissant ainsi la réalisation du bien-être de l'enfant.

RESPONSABILITES GENERALES

I. Planification

1. Informer et obtenir l'approbation des clients internes des modifications par rapport aux demandes originales ;

2. Facilite à travers toutes les parties la résolution rapide des problèmes qui pourraient avoir une incidence sur la satisfaction des besoins du demandeur et des communautés ;

3. Identifier les sources d'approvisionnement alternatives pour les matériaux / services non couver par des contrats ;

4. Travailler avec la logistique pour assurer la livraison et la réception en toute sécurité des matériaux commandés ;

5. Résoudre les conflits avec les livraisons et les fournisseurs.

II. Approvisionnement stratégique

1. Exécutez le processus d'évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs conformément aux directives établies en fonction des directives établies pour les catégories attribuées ;

2. Gérer le processus de RFQ / RFP, y compris les bases de référence et les méthodologies d'enquête sur les prix conformément au cadre approuvé pour les catégories attribuées ;

3. Diriger les négociations pour les catégories assignées ;

4. Superviser les événements dapprovisionnement des bureaux classés et les travaux d'assistance liés à l'approvisionnement ;

5. Préparation des documents de soumission du Comité des achats pour assurer leur exhaustivité afin de permettre un processus de prise de décision éclairé ;

6. Faciliter les réunions du comité des achats et veiller à ce que la documentation appropriée soit conservée.

III. Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

1. Remplit avec précision le formulaire de gestion des données de base (ou registre des contrats / fournisseurs) ;

2. Surveiller et terminer la clôture, le renouvellement ou le renouvellement du contrat, selon le cas, pour les produits attribués ;

3. S'assurer que les conditions contractuelles et les indicateurs de performance sont bien compris par les fournisseurs ;

4. Identifier et résoudre ou faire remonter les problèmes liés au contrat à la fois en interne et en externe ;

5. Analyser les performances des fournisseurs en fonction des informations de retour des clients et d'autres sources et coordonner avec le fournisseur pour l'amélioration.

IV. Exécution des achats

1. Recevoir les demandes d'achat entrantes (action de l'acheteur en attente), vérifier que les spécifications sont claires, organiser un événement d'approvisionnement si les articles requis ne sont pas déjà contractuels, mettre à jour le PR avec l'enregistrement réel du fournisseur et libérer le PR pour approbation ;

2. Suivre les politiques et les directives d'approvisionnement dans les décisions d'attribution des fournisseurs sous le seuil applicable ;

3. Gérer les demandes de changement de bon de commande en coordination avec les demandeurs, les propriétaires de budget et les fournisseurs ;

4. Consolider toute la documentation requise pour la présentation aux finances pour le paiement en temps opportun des fournisseurs pour les matériaux et les services fournis.

V. Gestion des données, analyse et reporting

1. Recueillir et analyser les données à l'échelle de l'organisation pour soutenir la prise de décision ;

2. Fournir un appui dans la conception des mesures commerciales pour surveiller les performances SCM et la gestion des alertes lorsque le déclencheur de performance est violé ;

3. Effectuer une analyse des dépenses pour soutenir les activités d'approvisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs ;

4. Préparer un rapport récapitulatif des réponses aux offres des fournisseurs pour les réunions de décision d'attribution du Comité des achats ;

5. Suivre et analyser les performances des achats et les économies par rapport aux niveaux cibles établis.

VI. Processus, procédure et politique

1. Effectuer toutes les tâches liées à l'approvisionnement conformément aux politiques, processus et directives d'approvisionnement approuvés ;

2. Gestion des conseils concernant tout défi / risques / directives peu pratiques ;

3. Recueillir les commentaires des clients concernant les politiques, les processus et les directives, et signaler à NO Management des améliorations ou des changements ;

4. Examiner avec les partenaires / sous-bénéficiaires leurs politiques, procédures, etc. SCM pour identifier les lacunes, les documenter dans les rapports d'évaluation et les saisir dans les plans de renforcement des capacités.

VII. Développement et mise en œuvre de systèmes

Recueillir et rassembler des données utiles qui peuvent être utilisées pour améliorer les systèmes généraux établis et communiquer ces informations au superviseur immédiat.

VIII. Contrôle et conformité

1. Effectuer la pré-qualification des fournisseurs pour tous les nouveaux fournisseurs et tenir des registres ;

2. Participer au développement des outils d'identification et d'évaluation des risques, des registres et autres outils et à l'évaluation des risques SCM et contractuels pour les acquisitions de biens, travaux ou services ;

3. Maintenir un classement et une tenue de registres appropriés conformément aux directives établies par la direction ;

4. Coordonner avec les demandeurs pour clôturer les bons de commande ouverts en temps opportun ;

5. Mise en œuvre des recommandations d'audit convenues dans le processus de passation des marchés conformément aux orientations données par le chef de la direction ;

6. Participer au processus d'examen des partenaires / sous-bénéficiaires, du système de contrôle interne dans le processus d'approvisionnement pour identifier les lacunes, les documenter dans les rapports d'évaluation et les saisir dans les plans de renforcement des capacités ;

7. Surveiller périodiquement les progrès de la mise en œuvre des recommandations et mettre à jour la gestion de toutes les parties.

IX. Leadership et coaching

1. Gérer la performance des subordonnés directs grâce à des évaluations de performance, des conversations fréquentes et d'autres méthodes, le cas échéant. Etre courageux en fournissant un encadrement ou une rétroaction pour l'amélioration continue des performances ;

2. S'assurer que tous les membres du personnel de la chaîne d'approvisionnement comprennent les politiques, processus et systèmes d'approvisionnement ;

3. Planifier et coordonner les réunions des départements pour examiner létat des tâches et informer léquipe de la haute direction de létat davancement des fonctions des départements.

X. Formation et renforcement des capacités

1. Coordonner, participer et / ou former le personnel du personnel de la chaîne d'approvisionnement et d'autres départements de WVI sur les politiques, processus et systèmes d'approvisionnement de WVI;

2. Conduire une évaluation des capacités des partenaires / sous-bénéficiaires et des plans de renforcement des capacités conformément au cadre / aux lignes directrices définis;

3. Former les partenaires / sous-bénéficiaires sur la base du plan de renforcement des capacités approuvé, suivre les progrès. Coordonner avec les parties prenantes internes dans le suivi des progrès et soumettre des rapports d'étape à la direction.

QUALIFICATIONS: EDUCATION/CONNAISSANCES/APTITUDES TECHNIQUES ET EXPERIENCE

1. Diplôme universitaire en administration des affaires, achats ou diplôme similaire, ou expérience équivalente (CIPS intermédiaire) ;

2. Au moins 3 ans d'expérience dans les achats ou la chaîne d'approvisionnement.

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only

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